「源泉徴収票を紛失した！再発行を前の会社にお願いしたいけど、電話したくない！何か良い対処法はある？」
「退職した会社に源泉徴収票の再発行をお願いしているけど、何かと理由をつけて対応してもらえない！無いと困るのに！何とかして再発行してもらう方法はない？」
そんな悩みを抱えていませんか？
結論ですが、源泉徴収票の再発行で退職した会社に電話をしたくない場合、代理人を立てて依頼するか、郵送で依頼するのがおすすめです。
単に電話が苦手という場合、事前に話す内容を考えておけば、困ることも少なくなるでしょう。
なお、再発行の依頼をしても拒否されるケースもあります。しかし安心してください。対処法はあります。
そこで、この記事では、源泉徴収票の再発行で電話をしたくない場合の対処法3選と、再発行してくれない場合の3つの対処法などを解説します。
この記事を読むことで、源泉徴収票の再発行への悩みも軽減できることでしょう。ぜひ最後までお読みください。
源泉徴収票の「再発行」は会社の義務ではない【ただし事実上の義務】
退職者への源泉徴収票の「発行」は、所得税法にも定められた会社の義務となります。
しかし一度、発行した源泉徴収票の「再発行」については、所得税法に明記されておらず、会社の義務とはいえません。
実際、税務署が会社に対して指導する「源泉徴収票不交付の届出手続」の紹介ページでも再発行については対象外としています。
それでも源泉徴収票が無ければ、転職先で年末調整ができず、退職者や経理担当者が困ることになります。
そのため退職した会社が源泉徴収票を再発行しないと、転職先の会社から苦情が入ったり、税務署から指導が入ったりすることが予想できるでしょう。企業の信用リスクにもつながります。
よって源泉徴収票の再発行は、事実上の義務として会社に求められています。
ただし、どのような理由があるにせよ、一度発行した源泉徴収票を再発行することは、退職した会社に手間をかけることは間違いありません。
再発行の依頼の際は、可能な限り丁寧に依頼することをおすすめします。
何年度分の源泉徴収票が必要かや欲しい枚数、いつまでに必要かなどをあらかじめ伝え、担当者の手間をできるだけ減らすことを心がけましょう。
源泉徴収票の再発行で電話したくない＆電話嫌いな人の対処法3選
退職した会社への源泉徴収票の再発行依頼は、基本的には電話で行います。
しかし電話が苦手な場合や、退職時にトラブルなどがあった場合、電話は避けたいと考えることでしょう。
そこで、ここでは、源泉徴収票の再発行で電話をしたくない場合の対処法として、以下の3つを紹介します。
- 電話で話す内容を事前に考えておく
- 代理人に依頼して会社に手続きをしてもらう
- 郵送で依頼する
1つずつ解説していきます。
なお、再発行の依頼から受け取りまでは、1～2週間ほどかかると考えましょう。
必要なときまでに届くか不安な場合、依頼した際に受け取りの目安を聞いておけば安心です。
また費用については、基本的に無料である場合が多いですが、郵送料や事務手数料を請求される場合もあるため注意が必要です。
①：電話で話す内容を事前に考えておく【電話嫌い推奨】
単に電話が苦手という場合、話す内容を事前に考えておきましょう。
まずは電話をかける前に、以下の情報を手元に準備します。
- 氏名
- 社員番号・従業員番号（分かれば）
- 在籍期間
- 再発行してほしい年度
- 欲しい枚数
- いつまでに欲しいか
- 送付先の住所
準備が済んだら、退職した会社へ電話します。
以下は電話をかけて、つながった直後の伝え方のテンプレートです。
「お世話になっております。私は、△年△月まで御社で勤務しておりました〇〇（氏名）と申します。源泉徴収票の再発行についてお伺いしたく、お電話いたしました。ご担当様におつなぎいただけますでしょうか？」
担当者とつながったら、以下のように伝えましょう
「お忙しいところ大変恐れ入ります。私は、△年△月まで御社で勤務しておりました〇〇（氏名）と申します。本日は、△年度分の源泉徴収票の再発行をお願いしたく、お電話いたしました。手続き方法や、必要な書類があれば教えていただけますでしょうか？」
その後は、担当者から本人確認などを求められることが予想できるため、事前に準備した情報を伝えましょう。
電話をかける際のポイントは、拙かったとしても丁寧な言葉遣いを心がけることです。担当者に良い印象を与えられます。
また、源泉徴収票の再発行理由を聞かれたら、ほかに理由があったとしても「紛失した」と答えれば問題はありません。引っ越しなどで源泉徴収票を紛失することは、想定しやすいためです。
なお、理由を聞かれて回答を拒むのは避けましょう。担当者に悪い印象を与える可能性が高いためです。
一度発行した源泉徴収票を再発行することは、退職した会社に手間をかけることを理解して、丁寧に依頼しましょう。
②：代理人に依頼して会社に手続きをしてもらう
退職時にトラブルなどがあった場合、電話をしたくないと考えてもおかしくはありません。
この場合、代理人を立てて、代わりに源泉徴収票の再発行手続きをしてもらうのも良いでしょう。
委任状などが必要になるケースが多いですが、再発行の手続きは本人でなくても問題なくできます。
家族や友人に依頼するのも良いですし、対応してもらえるのであれば、転職先の経理担当者にお願いする方法もあります。
転職先の経理担当者も、源泉徴収票がないと年末調整ができないため、対応してもらいやすいといえるでしょう。
③：郵送で依頼する
家族や友人、転職先の経理担当者に代理人をお願いできない場合、郵送で源泉徴収票の再発行を依頼しましょう。
以下は、退職した会社へ源泉徴収票の再発行を郵送で依頼をする際のテンプレートです。
「○○株式会社 経理部 ご担当者様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
△年△月まで御社で勤務しておりました〇〇（氏名）と申します。
この度、△年分の源泉徴収票を紛失してしまいました。
つきましては、お手数をおかけして大変恐縮ですが、再発行をお願いできますでしょうか。
お忙しいところ、まことに申し訳ございませんが、ご手配のほどよろしくお願い申し上げます。
郵送先は下記のとおりです。
敬具
記
氏名：〇
住所：〇
電話番号：〇
社員番号・従業員番号：〇（分かれば）」
郵送で再発行の依頼をする場合、住所を記載し切手を貼った返信用封筒を同封しましょう。こちらの都合で再発行を依頼するため、郵送費用は自己負担する必要があります。
なお、郵送で依頼した場合のデメリットは、電話での依頼や代理人が手続きするよりも、対応が遅くなる可能性が高いことです。
郵送では退職した会社が開封して担当者が確認しない限り、手続きが進みません。
そのほか、退職した会社が源泉徴収票の再発行に、独自のルールを定めている場合もあるでしょう。
本人確認書類が必要などのルールも想定できます。その場合、新たに送付が求められる可能性が高いといえます。
また、せっかく郵送で依頼したのに、本人確認などで退職した会社から電話がかかってくることも想定できるでしょう。
郵送で再発行の手続きをする場合、余裕をもって依頼することをおすすめします。
源泉徴収票を再発行してくれない場合の3つの対処法
退職者への源泉徴収票の再発行は、会社にとって事実上の義務といえます。多くの会社は、基本的に源泉徴収票の再発行に応じます。
しかし何らかの事情で、再発行を拒否されてしまう場合も考えられるでしょう。
ここでは、源泉徴収票を再発行してくれない場合の対処法として、以下の3つを紹介します。
- 税務署に相談する
- 税理士か社会保険労務士に依頼する
- 弁護士に依頼する
1つずつ解説していきます。
①：税務署に相談する
源泉徴収票の再発行は、税務署が会社に対して指導する「源泉徴収票不交付の届出手続」の対象外と紹介しました。
しかし対象外とはいえ、相談すらできないわけではありません。
退職した会社が源泉徴収票を再発行してくれない場合、まずは税務署に相談してみましょう。必要に応じて、税務署から指導してくれる可能性もあります。
退職した会社としても、税務署から指導が入ると信用リスクにもつながるため、再発行に応じると期待できるでしょう。
②：税理士か社会保険労務士に相談する
会社が契約している顧問税理士か顧問社会保険労務士が、源泉徴収票を代わりに作成している場合もあります。
もし、退職した会社の顧問税理士か顧問社会保険労務士の連絡先が分かる場合、一度、源泉徴収票の再発行ができるかどうかを相談してみるのも対処法の1つです。
税理士や社会保険労務士は、法律をしっかり守って対応してくれます。
必要に応じて、会社に取り合ってくれることでしょう。相談した結果、源泉徴収票の再発行に応じてくれることも期待できます。
なお、対応してくれる税理士や社会保険労務士が契約しているのは、退職した会社であることを忘れてはいけません。
相談する場合、失礼がないよう丁寧に依頼することをおすすめします。
③：弁護士に依頼する
税務署への相談や税理士、社会保険労務士へ相談しても、退職した会社が源泉徴収票の再発行に応じない場合、最終手段として弁護士に依頼しましょう。
弁護士が代わりに手続きをすれば、再発行に応じてくれる可能性も非常に高いといえます。
なお弁護士に依頼する場合、それなりの費用が発生することが予想できるでしょう。
源泉徴収票が必要なケース次第では、代替の書類で問題ない場合もあります。
転職や確定申告には源泉徴収票は必須といえますが、ローンに申し込むときなどは給与明細で代用できる可能性もあります。
一度、代替書類でも手続き上問題ないかを確認してみましょう。
まとめ
退職時にトラブルなどがあった場合、源泉徴収票の再発行で退職した会社に電話するのは避けたいと考えてもおかしくはありません。
その場合、代理人を立てて依頼するか、郵送で依頼することも検討しましょう。
単に電話が苦手という場合、話す内容を事前に考えてから電話することで、対応に困ることも少なくなります。
なお何らかの事情で、源泉徴収票の再発行を拒否されてしまった場合、まずは税務署に相談しましょう。
退職した会社が、税理士か社会保険労務士と契約していて連絡先が分かる場合、相談してみるのも1つの対処法です。
それでも拒否される場合、最終手段として弁護士に依頼しましょう。
この記事で紹介した対処法が、源泉徴収票の再発行につながれば幸いです。
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